INFORMATIVA PRIVACY
Motul Italia S.r.l. è costantemente impegnata a rispettare la privacy delle persone fisiche con cui entra in contatto, secondo quanto previsto dal Regolamento (UE) n. 679/2016 (“GDPR”) e dalla normativa privacy nazionale (D. Lgs. 196/2003 e s.m.i.).
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR, Le forniamo dunque qui di seguito alcune informazioni necessarie a illustrarLe in che modo utilizzeremo e tratteremo i dati personali che La riguardano, che ci avrà fornito direttamente o che avremo acquisito dalla Sua azienda di appartenenza nell’ambito dei nostri rapporti commerciali (di seguito “Dati Personali” o anche solo “Dati”).
Precisiamo che la presente Informativa si applica ai Dati delle persone fisiche (es. professionisti) e delle ditte individuali che sono nostri fornitori, nonché ai Dati dei dipendenti delle società che ci forniscono prodotti o servizi.
1. Titolare del trattamento dei Dati
Il Titolare del trattamento dei Dati è Motul Italia S.r.l. (con sede legale in Torino, Via Arsenale 21) (di seguito “Motul” o “Noi”), che è responsabile nei Suoi confronti del legittimo e corretto trattamento dei Suoi Dati.
2. Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO- Data Protection Officer)
Il Responsabile della protezione dei dati è stato designato ai sensi degli artt. 37 – 39 del GDPR. L’email di contatto del DPO è privacy@it.motu.com.
3. I Dati Personali che trattiamo
I Dati che saranno oggetto da parte nostra includono, tra gli altri, tutti i dati personali (quali ad esempio, generalità, data di nascita, dati di contatto – es. e-mail, indirizzo, telefono -, azienda di appartenenza, ruolo aziendale, codice fiscale, partita iva, dati bancari e fiscali, iscrizione all’ENASARCO, dati relativi a provvigioni e remunerazione nel caso in cui Lei sia un agente) che ci avrà fornito o che avremo comunque acquisito in sede di negoziazione, conclusione e/o esecuzione del rapporto commerciale che instaureremo con Lei o con l’azienda per la quale lavora.
Qualora i Dati non ci vengano forniti da Lei direttamente, gli stessi ci saranno stati comunicati dall’azienda per la quale lavora.
4. Finalità e base giuridica del trattamento dei Dati
(a) I Dati di cui al punto 3 che precede verranno trattati per:
consentirci di dare piena e corretta esecuzione al rapporto commerciale instaurato con Lei o con l’azienda per cui lavora, ad esempio per la creazione e successiva gestione dell’anagrafica fornitore all’interno del nostro gestionale, per l’emissione di ordini d’acquisto e verifica delle conferme d’ordine, nonché per effettuare i pagamenti dovuti in relazione alle forniture;
La base giuridica del trattamento dei Suoi Dati per la finalità i) è rappresentata dalla necessità di dare esecuzione al rapporto commerciale in essere tra noi o tra Motul e la società per la quale lavora, ai sensi di quanto previsto dall’art. 6.1 lett. b) del GDPR.
adempiere agli obblighi di legge che gravano su Motul in forza di norme civilistiche, fiscali e contabili (tra cui, obbligo di conservazione delle scritture contabili, obbligo di redigere il Suo CUD, ove applicabile).
La base giuridica del trattamento dei Suoi Dati per la finalità iii) è rappresentata dalla necessità di adempiere a un obbligo legale cui è soggetto il titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 6.1 lett. c) del GDPR.
accertare, esercitare o difendere un nostro diritto in sede giudiziaria, nonché ricevere assistenza fiscale, legale o notarile.
La base giuridica del trattamento dei Suoi Dati per la finalità iii) è rappresentata dal nostro legittimo interesse a esercitare o difendere i nostri diritti in sede giudiziaria (ai sensi dell’art. 6.1. lett. f) del GDPR), sul quale, riteniamo, non prevalga alcun Suo diritto, interesse o libertà fondamentale.
5. Destinatari dei Dati – Trasferimento dei Dati verso Paesi Terzi / organizzazioni internazionali
a) Ambito di circolazione dei Dati Personali
Nell’ambito del trattamento dei Dati per le finalità di cui al punto 3 che precede, i Suoi Dati Personali potranno essere comunicati o comunque resi accessibili a terzi appartenenti alle seguenti categorie:
fornitori di servizi di gestione/manutenzione sul gestionale;
clienti;
Società capogruppo (Motul SA);
fornitori di servizi di posta elettronica;
fornitori di servizi di gestione documentale, fatturazione elettronica, conservazione sostitutiva;
società di revisione;
Agenzia delle Entrate, Dogane;
istituti di credito;
consulenti legali, fiscali e notai.
Ove necessario, provvederemo a nominare i terzi nostri Responsabili esterni del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
Su richiesta indirizzataci utilizzando i recapiti indicati al punto 8 che segue, Le indicheremo chi sono i terzi ai quali saranno stati comunicati i Suoi Dati.
All’interno della nostra organizzazione aziendale, i Suoi Dati verranno comunicati e trattati dagli addetti alle funzioni Commerciale, Finance e Direzione Generale, nonché delle varie funzioni aziendali di volta in volta interessate dall’attività di trattamento in questione. Tutti i predetti soggetti verranno da Noi debitamente autorizzati e istruiti al trattamento, ai sensi dell’art. 29 del GDPR.
b) trasferimento all’estero dei dati personali
Per ragioni organizzative della nostra Casa Madre, Motul SA, i Suoi Dati Personali potranno essere condivisi e resi accessibili ad altre filiali del gruppo e soggetti terzi, ivi inclusi soggetti aventi sede al di fuori dello Spazio Economico Europeo, in paesi che potrebbero avere inferiori standard di tutela dei dati. In tal caso, La informiamo che qualsiasi trasferimento verso detti soggetti avverrà nel rispetto delle garanzie indicate nel Capitolo V del GDPR.
6. Periodo di conservazione dei Dati
(i) I Dati trattati per le finalità di cui ai punti 4(a)(i) e 4(a)(ii) verranno conservati nei nostri archivi per tutta la durata della relazione contrattuale in essere con Lei o con l’azienda di Sua appartenenza; al termine della stessa, i Suoi Dati saranno conservati per un ulteriore periodo di 10 anni al fine di ottemperare a ispezioni delle competenti autorità, ai vigenti obblighi di legge in materia civilistica, fiscale e contrabile, nonché per finalità di esercizio o di difesa di un nostro diritto in sede giudiziaria.
Precisiamo che, una volta terminato il nostro rapporto commerciale, il trattamento dei Suoi Dati sarà limitato alle operazioni di conservazione e mantenimento in sicurezza di tali Dati, a meno che gli stessi non debbano essere diversamente trattati in connessione a qualche azione legale o in forza di un obbligo di legge.
Nel caso in cui insorga un contezioso, i Suoi Dati Personali saranno trattati per tutto il tempo che risulterà necessario in relazione a detto contenzioso.
(ii) I Dati Personali trattati per le finalità di cui al punto 4(a)(iii) saranno conservati per un periodo non superiore a 10 anni, fermo restando che, nel caso di contenzioso, i Dati Personali saranno trattati per tutto il tempo che risulterà necessario in relazione a detto contenzioso.
In generale, decorsi i periodi di conservazione sopra indicati, i Dati Personali verranno cancellati.
7. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei Dati – Conseguenze dell’eventuale rifiuto.
Il conferimento dei Dati per tutte le finalità di cui al punto 4 è requisito necessario per la conclusione e l’esecuzione della nostra relazione contrattuale; conseguentemente, in caso di Suo rifiuto, non potemo instaurare o dare seguito alla stessa.
8. Diritti dell'interessato
Ai sensi degli articoli 13, comma 2, lettere b), c) e d), 15, 16, 17, 18, 19, 20 e 21 del GDPR, La informiamo che:
Lei ha il diritto di chiederci l’accesso ai Suoi Dati Personali unitamente a indicazioni relative alla finalità del trattamento, alla categoria dei Dati trattati, ai soggetti o categorie di soggetti ai quali essi sono stati o saranno comunicati (con indicazione dell’eventualità in cui tali soggetti siano situati in paesi terzi o siano organizzazioni internazionali), quando possibile al periodo di conservazione dei Dati o ai criteri utilizzati per determinare tale periodo, all’esistenza dei Suoi diritti di rettifica e/o cancellazione dei Dati Personali, di limitazione del trattamento e di opposizione al trattamento, al Suo diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, all’origine dei Dati, all’esistenza e alla logica applicata in caso di processo decisionale automatizzato. Qualora eserciti tale diritto e salvo Sue diverse indicazioni, riceverà una copia in formato elettronico dei Suoi Dati che formano oggetto di trattamento.
Lei ha inoltre diritto di ottenere:
la rettifica dei Suoi Dati, qualora gli stessi risultino inesatti o incompleti;
la cancellazione dei Suoi Dati, qualora sussista una delle condizioni di cui all’art. 17 del GDPR (ad esempio: i Suoi Dati non risultino più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti, Lei decida di revocare il Suo consenso al trattamento – ove questo ne rappresenti la base giuridica – e non sussista altro fondamento giuridico per il trattamento stesso, Lei si opponga al trattamento e non prevalga altro interesse legittimo del Titolare, i Suoi Dati siano trattati illecitamente);
la limitazione del trattamento dei Dati che La riguardano 1) per il tempo necessario a Motul ad appurare l’esattezza dei Suoi Dati (nel caso in cui Lei l’abbia contestata), o 2) qualora il trattamento dei Dati risulti illecito e Lei chieda, in luogo della cancellazione dei Suoi Dati, la limitazione del relativo trattamento, o 3) quando Motul non abbia più bisogno dei Suoi Dati ma gli stessi siano per Lei necessari per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, o, infine, 4) per il tempo necessario a valutare l’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto ai Suoi, qualora Lei si sia opposto al trattamento dei Suoi Dati ai sensi del punto c che segue;
i Suoi Dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare, qualora il trattamento si basi sul consenso o su un contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati (cd. diritto alla portabilità dei dati). Se di Suo interesse, potrà chiedere a Motul di trasmettere i Suoi Dati direttamente all’altro titolare, se ciò risulterà tecnicamente fattibile.
Lei ha inoltre diritto di opporsi al trattamento dei Suoi Dati, qualora tale trattamento sia effettuato ai sensi dell’art. 6.1 lett. e) (i.e. per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare) o lett. f) (i.e. per perseguire un legittimo interesse del Titolare) del GDPR, a meno che non sussistano motivi legittimi cogenti del Titolare a procedere al trattamento, ai sensi dell’art. 21 del GDPR.
Qualora non sia soddisfatto del trattamento dei Suoi Dati da Noi effettuato, potrà proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale di tale autorità (www.garanteprivacy.it).
Le eventuali rettifiche o cancellazioni dei Suoi Dati o limitazioni del trattamento effettuate su Sua richiesta - salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – saranno da Noi comunicate a ciascuno dei destinatari cui saranno stati eventualmente trasmessi i Suoi Dati Personali in conformità alla presente informativa.
L’esercizio dei diritti che precedono non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito. Potremo solo richiederLe di verificare la Sua identità prima di intraprendere ulteriori azioni a seguito della Sua richiesta.
Per l’esercizio dei Suoi diritti potrà rivolgersi a Motul inviando una raccomandata a/r ai recapiti indicati al punto 1 che precede, ovvero a mezzo e-mail utilizzando il seguente indirizzo: privacy@it.motul.com.
