POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En desarrollo de su actividad comercial, MOTUL IBERICA S.A. SUCURSAL COLOMBIA (en adelante MOTUL), recoge, almacena y utiliza información personal de sus clientes, empleados y proveedores, así como de persona naturales que podrían llegar a tener una relación contractual o legal con la sucursal.
MOTUL es consciente de las implicaciones del Tratamiento de Datos Personal, por ello efectúa dicha actividad en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, los Decretos que lo reglamentan y la Guía para la Implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Con miras a proteger y asegurar a los Titulares de Datos Personales un debido tratamiento de su información Motul expide la presente Política de Tratamiento de Datos Personales la cual contiene los lineamientos que aplica para el tratamiento de los datos personales de sus clientes, proveedores y usuarios de sus distintos programas y planes de mercadeo.
Objeto
La Política de Tratamiento de Datos Personales de Motul busca garantizar el derecho al Hábeas Data de las personas naturales que entregaron sus datos personales a la sociedad para el debido tratamiento conforme a la finalidad informada en la autorización dada.
Responsable del Tratamiento de Datos Personales
Motul identificada con NIT No. 901.027.443-5, constituida mediante Escritura Pública no. 10115 de la Notaria 38 de Bogotá, del 12 de octubre de 2016, inscrita en la Cámara de Comercio el 27 de octubre de 2016 bajo el número 00262996 del Libro VI, con domicilio en la ciudad de Bogotá, y con dirección de notificación en la Calle 93ª # 13-24 de Bogotá, correo electrónico de notificación judicial en info@co.motul.com y teléfono: 6672576.
Tratamiento de los Datos Personales
Para el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión entre otras de datos personales de personas naturales por Motul, deberá obtenerse autorización previa e informada de su Titular (persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento) o quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, la cual podrá ser concedida por medio escrito o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización y que pueda ser objeto de consulta posterior por su Titular o de quien se encuentre legitimado para ejercer los derechos del Titular conforme la Ley. Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados, los cuales fueron tomados de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; Ciertos datos personales hacen parte de los denominados “datos públicos”, dentro de los cuales se encuentran aquellos incluidos en el Registros Civil. Motul en orden a dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento de numerosos datos personales, entre estos los de sus trabajadores, a los cuales le resulta aplicable las disposiciones prevista por la Ley 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2012, y en consecuencia la presente política.
e) Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
h) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
h) Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar, cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
i) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable”.
Motul captura datos personales en las siguientes actividades, sin perjuicio que existan otras donde también lo haga:
1. Promociones
2. Manejo de información de Proveedores
3. Manejo de información de Cartera y Clientes de su negocio.
4. Captura de bases de datos en promociones o actividades especiales dirigidas a los clientes de su negocio.
5. Captura de información a través del landing de activación de eventos
7. Captura de información a través de programas de mercadeo.
8. Manejo de información de nómina y de selección de personal.
9. Convenios con entidades financieras o de otro tipo
10. Manejo de información en servicio al cliente.
11. Compra de bases de datos a entidades que administran grandes bases de información.
12. Ejecución de contratos.
13. Ferias y congresos
15. Captura de información para estudios de mercado.
Durante la ejecución de estas actividades o de otras donde se presente la captura de datos personales, el reporte, divulgación, uso, consulta, eliminación o supresión, reenvío, transferencia, transmisión, administración, acceso, conservación, almacenamiento, archivo, análisis, copia, procesamiento e inclusión de dichos datos personales dentro de sus bases de datos en su servidor o el de un tercero tanto en el país como fuera de él, Motul deberá ceñirse a los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 en el Tratamiento de los datos personales de terceros, para lo cual obtendrá previamente autorización de su Titular. Previo a compartir datos personales con terceros, aliados, contratistas, proveedores, Motul deberá cerciorarse de haber obtenido previamente la autorización del Titular de los datos para darle ese uso. De acuerdo con lo anterior, solo podrá compartir datos personales con terceros cuando cuente con la debida autorización de su titular. Las finalidades para las cuales destina Motul los datos personales que captura en ejecución de su objeto social serán los siguientes:,:
1. Atención de requerimientos de autoridades.
2. Manejo interno a efectos de registro de sus clientes de los distintos segmentos de negocios.
3. Análisis de riesgo crediticio, análisis estadísticos o de seguridad de sus clientes o usuarios.
4. Ejecución y/o cumplimiento de los contratos que tiene con terceros.
5. El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, proveedores y usuarios de sus distintos programas en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo (principalmente para planes de fidelidad y relacionales) de ejecución de ventas o estudios de mercado enfocados a su actividad de distribución de combustibles líquidos o GNV o prestación de servicios complementarios.
6. Para compartir información con aliados comerciales para el ofrecimiento de servicios con beneficios para nuestros clientes
7. Para compartirlos o enviarlos a terceros con quienes realice alianzas o contratos para fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su objeto social.
8. Mantenimiento por sí mismo o a través de un tercero, de las bases de datos.
9. Obtención de información de grupos de interés para el relacionamiento de la compañía (datos de contacto de periodistas y autoridades)
10. Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la empresa.
11. Envío a distribuidores de lubricantes de bases de datos sobre puntos de venta o centros de lubricación.
12. Transferencia y transmisión de datos a terceros con quienes realice alianzas relacionadas con su objeto social, contrate estudios de investigación de mercados o les encargue el tratamiento de datos.
13. Reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia principalmente a Datacredito y Sifin.
14. Análisis de prospectos con fines comerciales ya sea de clientes o consumidores.
15. Gestiones de cobranzas o comercial.
16. Compartir la base de datos con terceros aliados, proveedores y sociedades del mismo grupo empresarial ubicadas dentro o fuera del país, en particular para la realización de actividades de conocimiento al cliente, relacionamiento comercial o publicitario, gestión de ventas y actividades de cobranza.
Vigencia de las bases de datos:
Las bases de datos de Motul tendrán una vigencia igual al periodo de tiempo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos o aquel requerido de acuerdo a las normas contables, comerciales, tributarias, laborales, o cualquiera aplicable según la materia, y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información almacenadas en las mismas, con un plazo máximo de cincuenta años. Como consecuencia de lo anterior, y siempre y cuando ello no vaya en contravía del cumplimiento de una norma vigente, una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento de los datos, Motul procederá a su supresión. No obstante, lo anterior, los datos personales serán conservados cuando se requieran para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual.
Derechos de los Titulares de los Datos:
En aplicación de los términos de la Ley, Motul asume el papel de Encargado del Tratamiento y Responsable del Tratamiento en todos los casos o en alguno de ellos, dependiendo de si los mismos son recolectados y tratados directamente por Motul, o si por el contrario son entregado por un Tercero Responsable, para que Motul, por instrucciones del tercero, realice el tratamiento de los datos personales que le sean entregado. . Los derechos que le asisten al Titular del dato conforme a la ley son los siguientes:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento”.
Tratamiento de Datos Sensibles y datos personales de niños, niñas y adolescentes:
El Tratamiento sobre datos sensibles y los pertenecientes a niños, niñas y adolescentes está prohibido. No obstante lo anterior, Motul realiza el tratamiento de datos de este tipo en los siguientes casos única y exclusivamente cuando media autorización previa y expresa de su Titular: (i) Datos sensibles: Motul realiza el tratamiento de datos sensibles autorizados por el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, capturados de sus empleados y con fines únicos y exclusivos de manejo de la relación laboral con la compañía y para dar cumplimiento a las obligaciones legales, contractuales y/o convencionales derivadas de la misma, en vigencia y/o finalizada la misma. Lo anterior, sin perjuicio de las autorizaciones que puedan conceder los titulares en los términos del Artículo 6 del Decreto 1377 de 2013. Dichos datos son manejados en bases de datos del área de gestión humana de Motul. Para el tratamiento de datos sensibles Motul deberá:
a) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. b) Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
c) No podrá condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles.
(ii) Datos de niños, niñas y adolescentes: Motul captura datos de este tipo en algunos programas especiales dirigidos a sus clientes tales como la convención de ventas u otros donde la compañía organiza un viaje para sus clientes, sin perjuicio de la existencia de otros de similar naturaleza. La captura de estos datos se hace con el fin único y exclusivo de contar con la información necesaria para el trámite de tiquetes, programas turísticos entre otros, con las entidades con quienes Motul contrata este tipo de eventos.
El Tratamiento de este tipo de datos será permitido siempre y cuando:
a) Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, Motul deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente para la captura, almacenamiento, envío a terceros y uso de los datos con los fines antes señalados, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
6. Atención de Consultas, Solicitudes y Reclamos:
Motul deberá permitir el acceso gratuito del Titular de los datos a su información cuando así lo requiera para realizar consultas,así como garantizar el derecho a los Titulares de presentar reclamos y solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos personales.
Motul podrá recibir las solicitudes antes señaladas sobre Datos Personales de:
a) El Titular del dato
b) De los causahabientes, representantes legales o apoderados de los Titulares;
c) De entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o
d) Por orden judicial y de terceros autorizados por el Titular o por la ley.
e) Por estipulación a favor de otro o para otro.
Motul permitirá el recibo de consultas, solicitudes y reclamos por medio escrito a su dirección de notificación judicial en la Calle 93ª # 13-24 de Bogotá, y al teléfono 6672576.